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Por que muitas vezes é difícil cortar custos?

Por que muitas vezes é difícil cortar custos?

A maioria das empresas só se preocupa com a gestão de gastos quando há uma diminuição nas vendas ou ainda quando sente necessidade de capital para financiar a própria operação.

Apenas algumas empresas têm a rotina periódica de rever os seus gastos e verificar possibilidade de diminuição. Essa e uma prática muito saudável para os negócios. No entanto, por que muitas vezes é difícil cortar custos?

Certamente não há uma única resposta para essa pergunta, mas várias. Há fatores mais recorrentes que dificultam a gestão adequada dos custos e despesas. Seu conhecimento prévio serve de alerta a alguns empresários e executivos. Relaciono abaixo alguns desses fatores.

Empresas em fase de crescimento têm muito mais probabilidade de ineficiência na gestão de gastos que outras. Quanto mais acelerado o crescimento, menos eficiência na administração do dinheiro.

O crescimento requer que a estrutura organizacional seja revista para que esteja sempre adequada às necessidades da empresa. Em muitos casos, são feitos investimentos estruturais fundamentados em expectativas futuras de incremento de vendas. Esses investimentos, para serem eficazes, devem ser feitos sempre com planejamento.

Mudanças na estrutura organizacional precisam refletir a estratégia adotada pela empresa, pois a estrutura precisa responder adequadamente aos propósitos estratégicos. Quando há frustração das expectativas comerciais, por vezes é preciso repensar a estratégia e rapidamente readequar a estrutura. Isso por vezes é bastante complicado de ser feito. O monitoramento das metas e objetivos deve ser contínuo e o otimismo exagerado deve ser controlado.

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processo de crescimento empresarial exige saídas monetárias extraordinárias às requeridas exclusivamente para manutenção da operação da empresa. Por isso, empresas em crescimento frequentemente perdem controle de seus gastos.

Esses gastos são por vezes investimentos e devem ser corretamente analisados e controlados para evitar sua contaminação com os gastos das contas ordinárias dos departamentos, caso contrário, os valores de referência de custos e despesasdepartamentais serão perdidos facilmente, inclusive padrões históricos de comparação, deixando as análises de gastos difíceis de serem feitas.

Nesse momento é que entram os especialistas em “explicações financeiras”. Nesse estágio, a empresa fica à deriva gerencialmente falando. Demonstrativos empresariais, principalmente os financeiros, devem ser autoexplicativos.

Muitas empresas gerenciam suas operações sem fazer o planejamento financeiro adequado, ou ainda, sem a confecção ao menos de um orçamento empresarial. O plano financeiro, assim como o orçamento, deve ser criado para servir de guia para gestores de todos os níveis.

Se adequadamente construídos, eles permitem a antecipação de ações corretivas antes mesmo delas ocorrerem, como por exemplo, a decisão de não efetuar determinado gasto.

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Executivos frequentemente dependem de relatórios contábeis para verificar e analisar o comportamento efetivo das saídas financeiras da empresa. Muitas vezes os relatórios contábeis não refletem adequadamente a maneira que a empresa está organizada internamente, ou ainda, são disponibilizados muito tempo depois dos fatos ocorridos.

Muitas empresas médias e pequenas simplesmente dispensam o uso gerencial da contabilidade por não terem seus respectivos planos de conta contábeis e centros de custos refletindo de forma correta a estrutura da empresa.

Os relatórios contábeis devem estar disponíveis rapidamente para os executivos analisarem e também devem refletir a estrutura organizacional da empresa, caso contrário só terão serventia para fins fiscais. O contador da empresa precisa estar sintonizado com ela para ajustar isso.

Por fim, um fator que não é diretamente relacionado à controladoria, mas que impacta significativamente no controle dos gastos é o perfil do empresário, ou o do principal executivo que está à frente do negócio.

Há pessoas que têm características próprias para controlar, essas pessoas são ótimas para gerenciar e cortar gastos, às vezes até demais, emperrando o crescimento. No geral o perfil empreendedor não é assim. Os empreendedores são geralmente pessoas positivas, otimistas e que gostam de construir, de criar. A atividade de controlar parte do pressuposto da administração de algo já pronto, ou seja, algo previamente criado, em operação e que precisa ser administrado.

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São perfis diferentes, complementares e geralmente conflitantes. Ambos são essenciais para uma adequada gestão empresarial. É bastante comum que o empreendedor rotule o controlador como pessimista, e estando frequentemente ele à frente da empresa, sua palavra é a última, desconsiderando suas colocações.

Por vezes o controlador é mesmo pessimista, faz parte de seu perfil, mas ele tem habilidades que o empreendedor não tem, como, por exemplo, ser detalhista. Caberá ao empresário e líder saber ouvi-lo e decidir ponderadamente em cada situação.

Os princípios básicos para a adequada gestão de custos e despesas estão relacionados com planejamento, controle e análise. Nesse caso, planejamento financeiro e orçamento empresarial e apontamentos contábeis confiáveis que permitam comparações entre o plano e o real são essenciais.

Sem planejamento, dificilmente há gestão de custos adequada. Os controles e relatórios precisam refletir adequadamente a estrutura organizacional da empresa e seus processos de trabalho e o excesso de otimismo, assim como o de pessimismo, pode ser perigoso para a boa saúde financeira da empresa.

 

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Apaixonado por finanças e Marketing digital, construi este fórum para ajudar o maior número de pessoas possíveis

Este tópico contém resposta, possui 1 voz e foi atualizado pela última vez por  Tiago Miarelli 1 semana, 3 dias atrás.

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